PPTA

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Keutuhan, persatuan, dan kesatuan dalam sebuah organisasi tercermin bagaimana organisasi yang bersangkutan membangun dan menjaga pola komunikasi yang baik. Hal tersebut dapat dinilai pada tertibnya sistem administrasi yang diterapkan oleh organisasi yang bersangkutan. Dalam upaya mewujudkan sistem administrasi yang dapat menunjang berjalannya mekanisme kerja organisasi di lingkungan KBM IAIN Tulungagung maka diperlukan adanya seperangkat aturan sebagai usaha manifestasi aturan yang wajib disosialisasikan dan dilaksanakan secara terus menerus agar tercapainya suatu tatanan kinerja yang kooperatif dalam sistem keorganisasian.

Ketertiban administrasi itu juga untuk menegakkan dan mengangkat kewibawaan serta kedisiplinan dalam keorganisasian bagi segenap anggota dan fungsionalisnya di seluruh tingkatan organisasi baik secara vertikal dan horizontal. Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi merupakan suatu jawaban aktual ditengah-tengah mendesaknya keperluan akan adanya pedoman yang berlaku secara Nasional di lingkungan KBM IAIN Tulungagung.

B. Pengertian

Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi (PPTA) adalah serangkaian aturan mengenai penyelenggaraan organisasi dengan administrasi yang meliputi tertib kesekretariatan dan atribut organisasi yang berlaku tunggal untuk semua tingkatan organisasi KBM IAIN Tulungagung.

C. Tujuan

Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi (PPTA) bertujuan untuk :

1. Mempermudah upaya pembinaan, pengembangan dan pemantauan pelaksanaan administrasi disemua tingkatan organisasi KBM IAIN Tulungagung.

2. Menyeleggarakan pola sistem pengorganisasian pada bidang kesekretariatan disemua tingkatan organisasi KBM IAIN Tulungagung.

3. menegakkan dan mengangkat kewibawaan dan kedisiplinan organisasi, serta meningkatkan kesadaran dan semangat dalam berorganisasi di kalangan anggotanya.

D. Asas-asas Surat

1. Asas Keamanan

Surat resmi harus tertutup, sehingga kerahasiaan isinya tetap terjaga.pengurus dan pengelola surat tidak diperkenankan memberitahu isi surat kepada pihak yang tidak berkepentingan.

2. Asas Pertanggungjawaban (Akuntabilitas)

Surat resmi harus dapat dipertanggung jawabkan oleh penandatangan surat,baik dari isi,format maupun prosedurnya.

3. Asas Keterkaitan

Surat resmi pada dasarnya memiliki keterkaitan dengan kearsipan dan administrasi perkantoran pada umumnya

4. Asas Pelayanan Prima

Surat resmi harus dapat diselesaikan dengan cepat, jelas, aman, ekonomis, tidak berbelit-belit, dan tepat waktu guna mendukung kelancaran penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi dalam rangka meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa.

5. Asas Efisiensi

Surat resmi harus menggambarkan Rasionalitas antara hasil yang diperoleh dengan kegiatan yang dilakukan serta sumber-sumber dan waktu yang digunakan.

6. Asas Efektifitas

Surat resmi harus menggambarkan pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara berdayaguna dan berhasil guna.

A. Sasaran

Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi (PPTA) memiliki sasaran sebagai berikut

1. Terwujudnya suatu aturan tunggal organisasi dibidang administrasi yang baru dan berlaku secara regional organisasi se-KBM IAIN Tulungagung.

2. Terpeliharanya nilai, jiwa dan semangat kebersamaan dalam memperkokoh keutuhan, persatuan dan kesatuan organisasi serta disiplin dan wibawa organisasi.

3. Terpeliharanya nilai, jiwa, semangat kebersamaan dalam memperkokoh keutuhan, persatuan, dan kesatuan, organisasi, serta disiplin dan wibawa organisasi.

BAB II

PEDOMAN PENYELENGGARAAN TARTIB ADMINISTRASI

A. Pedoman Umum

1. Surat

Yang dimaksud dengan surat di dalam pedoman ini adalah sarana komunikasi timbal balik yang mengandung pesan-pesan resmi organisasi yang tertulis diatas kertas, dan khusus diperlukan untuk kepentingan lembaga secara resmi. Ketentuan surat-surat yang berlaku dan dapat dijadikan sarana komunikasi itu harus memenuhi ketentuan sebagai berikut:

a. Sistematika Surat

1) Ukuran kerta legal (f4) warna putih, berat 70 gram.

2) Kop Surat

(a) Kop Lembaga (SEMA INSTITUT, DEMA INSTITUT, DEMA FAKULTAS, dan UKM)

Ø KELUARGA BESAR MAHASISWA (diketik dengan font Times New Roman 12, Tebal)

Ø NAMA LEMBAGA (diketik dengan font Times New Roman 12, tebal).

Ø INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI TULUNGAGUNG (diketik dengan font Times New Roman 12, tebal)

Ø Alamat Sekretariat dan No Telp (diketik dengan font Times New Roman 10, miring)

Ø Alamat Wabsite (diketik dengan font Times New Roman 10, miring)

Ø Garis kop tipis-tebal

Ø Line spacing 1.0.

(b) Kop lembaga HMJ

Ø KELUARGA BESAR MAHASISWA (diketik dengan font Times New Roman 12, Tebal)

Ø NAMA LEMBAGA (diketik dengan font Times New Roman 12, tebal)

Ø FAKULTAS YANG MENAUNGI. (diketik dengan font Times New Roman 12, tebal)

Ø INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI TULUNGAGUNG (diketik dengan font Times New Roman 12, tebal)

Ø Alamat Sekretariat dan No Telp (diketik dengan font Times New Roman 10, miring)

Ø Alamat Wabsite (diketik dengan font Times New Roman 10, miring)

Ø Garis kop tipis-tebal

Ø Line spacing 1.0.

Ø KELUARGA BESAR MAHASISWA (diketik dengan font Times New Roman, font size 12, Tebal)

Ø KEPANITIAAN KEGIATAN (diketik dengan font Times New Roman, font size 12, tebal)

Ø Untuk selanjutnya kembali kepada poin (a) atau (b).

(d) Lambang

Ø Lambang institut di letakkan pada sebelah kanan

Ø Jika memiliki lambang organisasi yang sudah mendapatkan SK dari Lembaga Eksekutif tertinggi (DEMA-I) diletakkan disebelah kanan.

3) Nomor Surat Surat, diketik “No.”, runtutan penomoran surat (kode institut/nomor urut surat/lembaga/bulan pembuatan surat/tahun pembuatan surat).

4) Lampiran surat, ditulis “Lamp.”.

5) Perihal surat, ditulis “Hal.” (diketik degan font Times New Roman, dengan format bold dan Capitalize Each Word )

6) Alamat surat

(a) Jika alamat surat yang dituju lembaga atau instansi menggunakan “Kepada:”.

(b) Jika alamat yang dituju nama jabatan atau nama orang, maka menggunakan “Kepada :”

“Yth.” (Yth diketik di bawah Kepada).

(c) Tujuan surat kepada instansi, nama jabatan atau nama orang diketik degan font Times New Roman, dengan format bold dan Capitalize Each Word.

7) Salam pembuka surat, “Assalamu’alaikum Wr. Wb. “, dengan format bold dan Italic.

8) Kalimat Pengantar, “Salam silaturrahim kami sampaikan”.

9) Maksud surat.

10) Kalimat Penutup, “Atas Perhatianya…. Dst.

11) Salam penutup, “Wallahul Muwaffiq Ilaa Aqwamith Thorieq
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.” , dengan format bold dan Italic.

12) Tempat dan tanggal pembuatan surat diletakkan sejajar dengan Nomor surat.

13) Tanda tangan ditulis dengan Nama Pengurus Organisasi Beserta Jabatan, dengan format (Bold, UPPERCASE dan Underline) disertai NIM dengan format (Italic).

Ø Surat lembaga dicukupkan tanda tangan ketua (sebelah kanan) dan sekretaris (sebelah kiri)

Ø Surat Kepanitiaan ditandatangani oleh Ketua panitia (Sebelah kanan), Sekertaris panitia (Sebelah kiri) dan mengetahui Ketua lembaga terkait (tengah bawah).

14) Tanda tangan yang mengatas namakan ketua harus di tulis “a.n. Ketua”.

15) Penempatan tanda tangan

Tanda tangan diurutkan dari jabatan terendah dari sebelah kiri ke kanan, jika tempat tanda tangan tidak mencukupi maka tanda tangan diletakkan di bawahnya dengan tetap mengacu pada ketentuan tersebut.

16) Contact person (CP) diletakan di Footer dengan format Italic .

17) Line spacing 1,15.

b. Sistematika pengesahan Proposal

1) Kop Surat

2) Menuliskan “Project Proposal” dengan paragraph center, Times new roman, ukuran font 12, Bold, UPPERCASE.

3) Mencantumkan keterangan kegiatan sebegai mana berikut :

Ex :

NO.	KETERANGAN
01	NAMA KEGIATAN	Pelatihan Kepemimpinan
02	WAKTU	Tanggal 8 Desember 2014
03	PESERTA	Mahasiswa dan Umum
04	ANGGARAN	Terlampir

4) Menuliskan Tempat dan tanggal surat.

5) Menuliskan nama kepanitiaan kegiatan dan nama lembaga sebagaimana penulisan Kop surat.

6) Tanda tangan Pengesahan diurutkan mulai jabatan terendah dari sebelah kiri ke kanan, jika tempat tempat tanda tangan tidak mencukupi maka tanda tangan diletakkan di bawahnya dengan tetap mengacu pada ketentuan tersebut

7) Pengesahan Proposal tingkat Institut untuk SEMA-I berisi ketua dan sekretaris panitia, Mengetahui ketua SEMA, Menyetujui Wakil Rektor bidang Kemahasiswaan dan kerjasama.k

8) Pengesahan Proposal tingkat Institut untuk DEMA-I berisi ketua dan skretaris panitia, Mengetahui Presiden DEMA-I, Menyetujui Wakil Rektor bidang Kemahasiswaan dan kerjasama.

9) Pengesahan Proposal tingkat Fakultas untuk DEMA-F berisi ketua dan sekretaris panitia, Mengetahui ketua DEMA-F, Menyetujui Presiden DEMA-I, Wakil Dekan bidang Kemahasiswaan dan kerjasama.

10) Pengesahan Proposal tingkat Jurusan untuk HMJ berisi ketua dan sekretaris panitia, Mengetahui ketua HMJ, Menyetujui Presiden DEMA-I, Ketua Jurusan dan Wakil Dekan bidang Kemahasiswaan dan kerjasama.

11) Pengesahan Proposal UKM berisi ketua dan sekretaris panitia, Mengetahui ket.UKM, Menyetujui Pres. DEMA-I, Menyetujui Pembina (jika ada) ,Menyetujui Wakil Rektor bidang Kemahasiswaan dan kerjasama.

2. Stempel

a. Stempel resmi Resmi Lembaga Tingkat SEMA Institut, DEMA Institut, DEMA Fakultas, dan HMJ.

1) Bentukstempel
Stempel organisasi untuk semua tingkatan organisasi berbentuk lingkaran dengan garis luar ganda dengan ketebalan sama, dan satu lingkaran di dalamnya dengan satu garis. Jarak antara lingkaran luar dengan lingkaran dalam diukur dari lingkaran yang paling luar adalah 0,6cm

2) Ukuran stempel

Stempel resmi organisasi berdiameter 4cm

3) Tulisan stempel

Ø Lingkaran luar atas “KEMENTERIAN AGAMA” menurut bentuk lingkaran

Ø Lingkaran luar bawah “IAIN TULUNGAGUNG” menurut bentuk lingkaran

Ø Pemisahan antara tulisan “KEMENTERIAN AGAMA” dan “IAIN TULUNGAGUNG” denga 2 (dua) tanda bintang di awal dan ujung tulisan

Ø Lingkaran dalam terdapat logo IAIN TULUNGAGUNG

Ø Ligkaran dalam bagian atas tertera nama lembaga yang bersangkutan, berbentuk melengkung menurut lingkaran dalam (SENAT MAHASISWA INSTITUT, DEWAN EKSEKUTIF MAHASISWA INSTITUT, DEWAN EKSEKUTIF MAHASISWA FAKULTAS, HIMPUNAN MAHASISWA JURUSAN,)

Ø Ligkaran dalam bagian bawah singkatan nama lembaga yang bersangkutan (SEMA I, DEMA I, DEMA F, HMJ)

Ø Memakai tinta warna ungu.

b. Stempel resmi Lembaga UKM

1) Bentuk stempel lembaga UKM menurut ketetapan lembaga UKM yang bersangkutan.

2) Stempel dikatakan sah dan dapat digunakan untuk lembaga UKM yang bersangkutan apa bila mendapat SK dari presiden DEMA I.

3) Pengajuan surat keputusan stempel lembaga UKM dilampiri berita acara tentang rasionalisasi bentuk stempel lembaga UKM yang bersangkutan.

4) Memakai tinta warna merah.

c. Stempel kepanitiaan

1) Bentuk stempel diserahkan kepada panitia yang sudah mendapatkan Surat Keputusan Kepanitiaan.

2) Tulisan yang ada dalam stempel kepanitian minimal memuat : Nama kepanitiaan, Lembaga yang bersangkutan, dan IAIN TULUNGAGUNG.

B. Pedoman Teknis

1. Sebelum proses pengetikan surat,sedapat mungkin membuat draf atau konsep untuk surat terlebih dahulu guna menghindari kesalahan atau kekeliruan dalam pengetikan.

2. Agar mempermudah pemantauan dan pengecekan surat, maka seluruh jenis surat harus dibuatkan copy atau salinannya buat di file atau di arsip.

3. Dalam pembuatan surat resmi organisasi yang harus diperhatikan adalah kode atau sandi yang terkandung dalam nomor surat.Pembatasan pada setiap item kode atau sandi ditandai dengan garis miring.

4. Setiap penomoran surat mengandung 5 dan 6 item untuk kepanitiaan kode yaitu :

a. Kode Institut (In.17).

b. Nomor Surat

Nomor surat disesuaikan dengan jumlah surat yang sudah dikeluarkan dan tetap berkesinambungan, kecuali penomoran surat kepanitiaan (mulai dari awal).

c. Nama Lembaga ( “pan.pel” sebelum nama lembaga, apabila surat kepanitiaan)

1) Senat Mahasiswa Institut, disingkat SEMA-I.

2) Dewan Eksekutif Mahasiswa Institut, disingkat DEMA-I.

3) Dewan Eksekutif Mahasiswa Fakultas, disingkat DEMA –F.

4) Himpunan Mahasiswa Jurusan disimgkat HMJ-(nama lembaga).

d. Bulan pembuatan surat.

e. Tahun pembuatan surat.

5. Dalam surat yang menyertakan lampiran, maka ditulis “terlampir” dengan format Italic.

6. Panitia kegiatan, “Panitia Pelaksana...”, setelah salam penutup pada kop kepanitiaan.

7. Penamaan ketua pelaksana, “ketua Pelaksana”, pada kop kepanitiaan.

8. Penandatanganan seluruh jenis dan bentuk surat harus menggunakan pena tinta warna biru muda.

9. Untuk penomoroan surat ditulis manual dengan pena tinta warna biru muda.

BAB III

PENUTUP

A. Pedoman penyelenggaraan tertib administrasi ini akan berfungsi sebagai mana mestinya, seluruh anggota dan pengurus disemua tingkatan lembaga harus melakukan pedoman ini secara sungguh-sungguh. Dan setelah sosialisasi Pedoman Penylelenggaraan Tertib Adminitrasi (PPTA) ini lembaga wajib menerapkan sistematika PPTA dari Senat Mahasiswa Institut (SEMA-I) IAIN Tulungagung.

B. Hal-hal yang belum terjangkau dalam pedoman ini,akan diatur kemudian oleh Senat Mahasiswa Institut (SEMA-I)

KETETAPAN

Nomor : In.17/...../SK/SEMA-I/KBM/VI/2015

TENTANG

PENERAPAN PEDOMAN PENYELENGGARAAN TERTIB ADMINISTRASI

KELUARGA BESAR MAHASISWA

SENAT MAHASISWA INSTITUT (SEMA-I)

INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI TULUNGAGUNG

Bismillahirrohmanirrohiim

Dengan rohmat Allah SWT KBM IAIN Tulungagung setelah:

Menimbang	:	1. Bahwa dalam rangka memperlancar rangkaian kegiatan lembaga tentang administrasi surat-menyurat, dipandang perlu menetapkan sebuah aturan tunggal yang baku. 2. Bahwa untuk itu perlu dituangkan dalam sebuah keputusan
Mengingat	:	1. Peraturan Menteri Agama Nomor 91 Tahun 2013 tentang Organisasi dan Tata Kerja Istitut Agama Islam Negeri Tulungagung; 2. Keputusan Direktur Jenderal Pendidikan Islam Nomor: 1741 tahun 2013 tentang Penetapan Pedoman Umum Organisasi Kemahasiswaan Perguruan Tinggi Agama Islam Negeri; 3. Anggaran Dasar (AD) Keluarga Besar Mahasiswa IAIN Tulungagung; 4. Anggaran Rumah Tangga (ART) Keluarga Besar Mahasiswa IAIN Tulungagung; 5. Garis-garis Besar Haluan Organisasi (GBHO) Keluarga Besar Mahasiswa IAIN Tulungagung; 6. Garis-garis Besar Program Kerja (GBPK) Keluarga Besar Mahasiswa IAIN Tulungagung;

Memperhatikan

1. Ketidak jelasan pedoman baku tentang administrasi surat-menyurat lembaga Mahasiswa di berbagai tingkatan.

2. Tindak lanjut tentang pendapat yang berkembang tentang penyelarasan sistematika administrasi surat-menyurat lembaga Mahasiswa di berbagai tingkatan.

MEMUTUSKAN;

Menetapkan	:	1. Pedoman Tertib Administrasi (PPTA) lembaga Mahasiswa Keluarga Besar Mahasiswa (KBM) IAIN Tulungagung.
		2. ketetapan ini berlaku sejak ditetapkan dan akan ditinjau jika terdapat kekeliruan.

SENAT MAHASISWA INSTITUT (SEMA-I)

INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI TULUNGAGUNG

Menyetujui,

An. Rektor

Wakil Rektor III

IAIN Tulungagung

Dr.H. NUR EFENDI, M.Ag.

NIP. 19601020 199803 1 002

Mengetahui,

Ketua SEMA-I

IAIN Tulungagung

BISRI MUSTOFA

NIM. 2811123006

Tembusan : Rektor IAIN Tulungagung